Отказное письмо для осуществления продажи продукции на территории РФ устанавливает, что запрашиваемая продукция может быть отнесена к определенному общему типу продукции (по общероссийскому классификатору) и адресатом отказного письма выступает руководитель фирмы, направивший соответствующий запрос. Отказное письмо выдается на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации.
Специальный бланк для отказного письма не используется. В одно отказное письмо можно включить любой список продукции.
Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов (приказов или законов), на основании которых данное письмо составлено, но некоторые органы по сертификации выдают письма с указанием конкретного срока действия (обычно — 1 год)